ویروس کوید 19 با سرعت نفس‌گیری باعث ایجاد اختلال در نظم و برنامه‌های بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها شد. در مدت زمان بسیار کوتاهی سازمان‌ها در هر بخش میلیون‌ها کارمند رو به خونه فرستادن تا به روش دورکاری و با رعایت فاصله‌ی اجتماعی به ادامه‌ی کار و وظایف خود مشغول بشن. اینگونه بود که مدیران برای اولین بار تجربه‌ی مدیریت تیم رو در فضاهای مجازی تجربه کردن.

مدیریت در قرنطینه برعکس روزهای قبلی که می‌تونستی با همکارها تعامل چهره به چهره داشته باشی، به اندازه‌ی کافی چالش برانگیز است. حالا اینو هم اضافه کنین که وظیفه‌ی مدیریت یک تیم تحت این شرایط اونم وقتی قبلا این تجربه رو نداشتی چقد می‌تونه دلهره‌آور باشه!

شرایط تحت فشار، عدم اطمینان و احساس تغییر شرایط، اوضاع رو دشوارتر میکنه. در شرایط قرنطینه خواه نا‌خواه نقش مدیریت بیشتر و پیچیده ‌(و بهتره بگیم ترسناک) میشه. خب شما در مقام یک مدیر باید انتظارات و توقعات خود را در ارتباط با چگونگی انجام دادن کارها تغییر بدین و یه سبک جدید از مدیریت رو به کار بگیرین.

در این مقاله برای کمک به مدیرانی که تازه‌کار هستن و یا حتی مدیران با تجربه‌ای که در این مسیر به راهنمایی‌های بیشتری نیاز دارن توصیه‌هایی برای حمایت از یادگیری مداوم و رفاه عاطفی کارمندانتون و در واقع مدیریت تیم در دوران قرنطینه آورده شده که امیدواریم بدردتون بخوره!

مدیریت تیم

 

انتظارات خود را در مسیر اهدافتون دوباره تنظیم کنین!

اکثر تیم‌ها اجتماعی هستن و به کار همزمان و استاندارد سازی عادت دارن. آنها با هم کار می‌کنن، در واقع در همان دفتر، در همان شرایط کار، و با همان برنامه کاری! در یک محیط قرنطینه، مدیران باید به تیم‌های خود کمک کنند که فوراً به سمت کارها و شخصی سازی ناهمزمان بروند. شما باید انتظارات و وظایف خود را برای چگونگی انجام کار، بازگرداندن زمان و چگونگی انجام وظایف، مجدداً تنظیم کنین. این کار به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا وظایف خود را طبق شرایط خودشان انجام بدن. این یعنی تمرکز روی نتایج و ارائه انعطاف پذیری بیشتر!

همیشه در تماس باشین! به قول معروف keep in touch

تحقیقات جامعه سنجی ثابت کرده که اختصاص دادن زمان کمتر در چرخه‌ی ارتباط، حفظ روحیه و تعامل بین افراد، موثرتر است. در مدیریت تیم خود در این زمان و برای برقراری تماس منظم از پیام رسان‌های فوری استفاده کنین. اجازه ندین که یک کارمند نیم روز بدون ورود به سیستم برود. ممکن است بخواید هر روز جلسه برگزار کنین، که می‌تونید بصورت تماس ویدیویی این کار رو انجام بدین و وظایف هر فرد را مشخص کنید! در اینطور جلسات حتما تاکید کنید که همه حضور داشته باشن و حواسشون جمع باشه مثل یک بازیکن تیم مجازی!

به یادگیری خود ادامه بدین اما در زمان‌های کوتاه

قرار نیست یادگیری در این دوران متوقف بشه! اما باید در مدت زمان‌ کمتری و بصورت خلاصه‌ نویسی انجام شود. در به اشتراک گذاشتن درس‌های کوتاه درمورد یک موضوع یا بخش، پنج تا 10 دقیقه تمرکز کنین. اینها ممکن است یک ابزار، رفتار یا مهارت خاص را در بر بگیره. سعی کنین اطلاعات و چیزهایی رو که یاد گرفتین رو با دیگر اعضای تیم به اشتراک بذارید چون ممکنه بعدها در شرایطی خاص از دیگر افراد تیم بخواین که خلاصه‌ی درس و برنامه‌ها رو در جایی مطرح کنن.

از دوستان و مربیان حرفه‌ای بخواین که در این مسیر شمارو حمایت کنه

پاسخگویی به نیازهای هر یک از اعضای تیم وقت زیادی از یک مدیر را هدر خواهد داد. شما به عنوان یه مدیر باید وظایف و مسئولیت‌هایی را به دوستان و یا همکاران حرفه‌ای خود واگذار کنین. این مدل از رهبری مشترک و ایجاد یک لایه حمایتی باعث جلوگیری از انزوا عاطفی در بین افراد شرکت میشه. از دوستان و همکاران حرفه‌ای خود در شرکت بخواین که روزانه پروژه‌هارو در راستای تعامل و رفاه کلی سازمان ارزیابی کنن. اگر قبلا اینکارو نکردن هم تجربه‌ی خوبی برای اونهاست و هم می‌تونه راهنمای خوبی برای دیگران باشه.

سعی کنین در ارتباط با افراد لحن و صدای تاثیرگذاری داشته باشین

وقتی با افرادتون در یک مکان نیستین خواندن علائم عاطفی و میمیک چهره‌شون در حین صحبت برای شما ممکن نیست. در نتیجه ممکن است منظور و حرف همدیگه رو متوجه نشین. به جای تکیه بر داده های غیر کلامی و زبان بدن، اکنون باید به شاخص‌های پراکسی، مانند متن، صدا و ارتباطات ویدیویی نادر اعتماد کنین.‌ پس بجای ارتباط بصورت متنی بیشتر بصورت صوتی و ویدویی با لحن و نوع صحبت قابل فهم‌تری با اونها ارتباط برقرار کنین. تغییر در این الگوها به شما کمک می‌کنه زودتر تشخیص بدین که ممکنه کدام یک از اعضای تیم به حمایت بیشتری نیاز داره.

مدیریت تیم یعنی حس خوش‌بینی رو در تیم تقویت و حس ترس رو از اونها بگیرین

خوش بینی مسری است. رهبرانی که به آینده امیدوار هستن و اطمینان دارن، بهتر می تونن به اعضای تیم خود کمک کنن تا بخصوص در شرایط استرس زا، معنا و هدف را در کار پیدا کنن. و فراموش نکنین که از شوخ طبعی به عنوان دریچه‌ای برای ایجاد حس نشاط استفاده کنید. به یاد داشته باشین که ترس ابتکار عمل را منجمد می‌کند، خلاقیت را از بین می‌برد و به جای تعهد، انطباق را به همراه می‌آورد. سرانجام، در نظر بگیرین که محدودیت‌ها اغلب عاملی هستن که باعث ایجاد نوآوری میشن. از تیم خود دعوت کنین تا از شرایط قرنطینه بعنوان محرکی برای ایده‌های جدید استفاده کنن.

حتی اگر سیستم سازمانی‌تون نیاز به بروزرسانی نداره اما بازم سعی کنین به روز باشین

عدم اطمینان باعث اضطراب میشه. هرچه بیشتر ارتباط برقرار کنین و آنرا به اشتراک بذارین، شانس کمتری برای ایجاد خلاء اطلاعاتی در تیم شما وجود خواهد داشت. مرتباً با افراد چه در سازمان و چه در خارج از سازمان ارتباط برقرار کنین و با همکاران خود به اشتراگ بذارید. ایجاد و حفظ شفافیت در مسائل مربوط به بحران‌های شرکت و بروزرسانی ‌های مداوم باید ایجاد حس همدلی و رفع نگرانی در تیم شما و ابراز حسن نیت شما میشه!

به طور مرتب میزان استرس و درگیری موجود در تیم‌ها رو بسنجین

برای اعضای تیم خود به طور کامل مشخص کنین که نگرانی اصلی شما رفاه اونهاست. برای نظارت و تعامل با اعضای تیم وقت بذارین. در ابتدا با یک مقیاس 0 تا 10 میزان استرس خود را ارزیابی کنین و بعد با استفاده از همون مقیاس میزان درگیری خود را با اعضا در ارتباط با مسئولیت‌ها ارزیابی کنین. در این نوع تعامل و سنجش شما به احساس شهودی و چشمگیری نسبت به افراد می‌رسید که ممکنه اشتباه باشه. پس اینگونه به پاسخ‌های کاملی در ارتباط با اعضای تیم خود می‌رسید.

مقاله زیر را بخوانید

مدیریت زمان

در آخر…

انسان‌ها موجودات پرکار و اجتماعی هستن. پس ایمنی روانی اعضای تیم شما در جایی که براتون کار میکنن مسئله‌ی حیاتی و مهمیه! چرا که این امنیت به اونها در پروسه‌ی یادگیری، مشارکت و چالش‌های سازمانی کمک می‌کند. و همه بدون ترس و حس خجالت یا به حاشیه رانده شدن و مجازات در محیط کاری و در تعامل با کارفرما و مدیر سازمان عملکرد مثبت‌تری خواهند داشت حتی در دوران قرنطینه!

مدیریت تیم بدر این دوران باعث می شود شما با ایجاد این حس در فضای کاری و بین هم تیمی‌های خود به اونها اجازه میدین که همچنان با انگیزه و با روحیه‌ای خوب به مشارکت و اجرای مسئولیت‌های خود ادامه بدن. این دوران بهترین زمانی‌ست که شما می‌تونین انسانیت و اصول اخلاقی را ابتدا در خود و بعد در همکاران و هم تیمی‌های خود ایجاد کنین!