دانش ضمنی اعضای تیم شما یکی از با ارزش‌ترین دارایی‌های سازمان شماست.

هرچه اعضای تیم شما، دانش سازمانی بیشتری درمورد محصولات، خدمات، نیازهای مشتریان و به‌طور کلی صنعت شما داشته‌باشند دستاوردها و موفقیت‌های شرکت شما نیز بیشتر خواهد شد.

در بسیاری از موارد، این دانش به‌راحتی قابل یادگیری است و می‌توان آن را مستندسازی کرد.

این دانش، که به عنوان دانش صریح شناخته می‌شود می‌تواند به صورت دستورالعمل‌های گام به گام، پاسخ‌های مشخص به سوالات متداول و سوابق تعاملات مشتری و… ارائه شود.

از طرفی هم گاهی اوقات ممکن است که نتوان دانشی را که اعضای تیم شما دارند، به‌سادگی مستندسازی کرد.

درست است که انجام چنین کاری دشوار است اما غیرممکن نیست.

ما در این مقاله می‌خواهیم به مفهوم دانش ضمنی بپردازیم و در مورد تاثیراتی که این دانش بر کسب و کار شما می‌گذارد و چگونگی تبدیل آن به دانش صریح نیز بحث کنیم.

 

دانش ضمنی چیست؟

دانش ضمنی به دانش، مهارت‌ها و توانایی‌هایی گفته می‌شود که فرد آن را از طریق تجربه به‌دست می‌آورد و اغلب بیان و آموزش آن کاری دشوار است.

معمولا دانش ضمنی با چند اصطلاح دیگر نیز شناخته می‌شود، مانند:

  • دانش تجربی
  • دانش قبیله‌ای
  • دانش فنی

اصطلاح “دانش قبیله‌ای” به این موضوع اشاره دارد که دانش ضمنی، معمولا بدون هیچ‌گونه مستندسازی در کل سازمان گسترش می‌یابد.

“دانش فنی” نیز به این ایده اشاره دارد که گاهی اوقات، فرد نمی تواند توضیح دهد که چگونه چیزی را می‌داند (یا می داند که چگونه انجام دهد).

 

نمونه هایی از دانش ضمنی

در اینجا ما برایتان مثال‌هایی از دانش ضمنی را آورده‌ایم:

توانایی شناسایی دقیق زمان‌ و مکان مناسب برای شنیده‌‌شدن صدای فروش شما

توانایی استفاده از کلمات مناسب برای جذب مخاطبان

توانایی درک این موضوع که استفاده از کدام یک از انواع محتوا می‌تواند برای بیان نیازهای مشتریان شما مناسب باشد

و…

در مقابل، دانش صریح مربوط به مثال‌های فوق عبارتند از:

شناخت مراحل فرآیند فروش

تولید محتوای جذاب برای برند شما

مطالعه در مورد انتخاب نوع محتوا برای برند شما

 

تفاوت بین دانش ضمنی و دانش صریح

گاهی اوقات برخی افراد اصطلاحات “دانش ضمنی” و “دانش صریح” را به جای یکدیگر به کار می‌برند در حالی که این دو، مفاهیمی کاملا مجزا از یکدیگر دارند.

اگر بخواهیم دانش ضمنی را در ساده‌ترین حالت برایتان توضیح دهیم باید بگوییم که دانش ضمنی دانش صریحی است که هنوز مستند نشده‌است.

البته بد نیست این موضوع را هم بدانید که به‌دست آوردن خود دانش ضمنی نیز یک فرایند مشکل و دشوار است.

نکته‌ی بسیار مهم دیگری که باید به آن توجه کنید این است که ما هنگام تعریف این دو اصطلاح در سازمان از رویکرد “یا” یعنی یا دانش ضمنی یا دانش صریح استفاده نمی‌کنیم بلکه هر دو آن‌ها را پیوسته و مرتبط با یکدیگر می‌دانیم.

به عنوان مثال، فرض کنید که ما در حال بررسی مستنداتی هستیم که تیم فروش شما آن‌ها را ارائه کرده‌اند.

در اینجا، به روشنی مراحل و فرآیند کلی کار ثبت شده‌است (دانش صریح) در حالی که ممکن است در هر مرحله اطلاعات خاصی وجود داشته باشد که تیم فروش شما آن را در سطح نامحسوسی درک کرده‌است (دانش ضمنی)

گرچه این اطلاعات می‌تواند برای کسانی که تجربه و تخصص تیم فروش شما را ندارند، مبهم و کمی گیج‌کننده باشد.

درحالی که وجود دانش ضمنی برای سازمان شما بسیار حیاتی است، مستندسازی این دانش می‌تواند ارزش سازمان شما را چندین برابر کند.

 

3 دلیل برای اینکه شما باید دانش ضمنی سازمان خود را به دست آورید

دانش ضمنی

اکنون که دیگر می‌دانید دانش ضمنی چیست و ثبت آن چقدر دشوار است، ممکن است از خودتان بپرسید:

چرا باید برای به‌دست آوردن و مستندسازی دانش ضمنی در سازمان تلاش کنیم؟

ما در اینجا برای این که به شما بگوییم تلاشتان را صرف کار بیهوده‌ای نکرده‌اید سعی می‌کنیم با دلایل مختلفی شما را قانع کنیم.

1. متمایز کردن خود از رقبا

همانطور که قبلاً هم گفتیم، توانایی کسب دانش ضمنی و مستندسازی آن، موجب می‌شود تا سازمان خدمات بهتری را به مشتریان ارائه دهد و از طرفی هم مشتریان نیز بتوانند مشکلات و مسائلشان را راحت‌تر حل کنند.

به کمک دانش ضمنی، هم کارکنان پشتیبانی و هم مشتریان شما قادر خواهند بود تا آنچه را که برای حل مسائل و مشکلاتشان نیاز دارند پیدا کنند.

هنگامی که مشتریان در تعامل با برند شما بتوانند اطلاعاتی را که به دنبال آن هستند به‌دست آورند، به شما اعتماد می‌کنند و حتی ممکن است شما را برتر از سایر رقبایتان تصور کنند.

علاوه بر این‌ها، به نمایش گذاشتن دانش ضمنی خود به مخاطب (حتی اگر به آن نیازی نداشته باشند) به موقعیت تجاری برند شما به عنوان یک متخصص کمک شایانی می‌کند.

برای همین اگر رقبای شما برای نشان دادن ارزش خود، محتوای مشابهی را ارائه ندهند شما برتری و امتیاز بزرگی نسبت به آنان دارید.

2. کسب دانش ضمنی و حفظ دانش سازمانی

دانش ضمنی سازمان شما یک دارایی ارزشمند است.

دانش ضمنی مستند تیم شما ثابت می‌کند که تیم شما می‌داند چه کاری را در کجا و چه زمانی انجام دهد و اینکه شرکت شما بسیار ارزشمند است.

بینش، چشم انداز و اهداف سازمان شما را برای کارمندانتان به خوبی مشخص می‌کند و می‌تواند در جذب نیروهای جدیدی که به دنبال کار با تیمی ماهر و فداکار هستند نیز موثر باشد.

همچنین، دانش ضمنی مستند به سرمایه‌گذاران و سهام‌داران نیز اطمینان می‌دهد که می‌توانند با خیالی راحت به همکاری با شما ادامه دهند و مشارکت سودآوری را دنبال کنند.

سرمایه دانش صریح نیز برای سازمان شما ارزشمند است.

همان‌طور که قبلاً هم گفتیم، مستند سازی دانش ضمنی و دانش صریح کار کردن با کارکنان و کارمندان را بسیار راحت‌تر می‌کند.

یکی دیگر از مزایای ارزشمندی که مستند دانش ضمنی فراهم می‌آورد این است که شما دانش کارکنان قبلی خود را حتی هنگامی که سازمان شما را ترک می‌کنند حفظ خواهید کرد.

3. افزایش بهره‌وری و نوآوری سازمانی

از آنجا که شما بهترین شیوه‌ها و رویکردهای بهینه را به‌طور مشترک توسعه داده‌اید، پس مطمئناً در سطح بسیار بالاتری عمل خواهید کرد.

به علاوه، این نوع از اشتراک دانش و انتقال آن موجب می‌شود که اعضای تیم بتوانند از تجربیات و اشتباهات یکدیگر بیاموزند و وقت و انرژی کمتری را صرف ایده‌هایی بکنند که برای آن‌ها هیچ فایده‌ای ندارد.

این تبادل نظر و تجارب به کارمندان اجازه می‌دهد تا دیدگاه‌های جدیدی کسب کنند و از زوایای مختلف چیزهایی را ببینند که می تواند منجر به پیشرفتشان شود.

گرچه برای مستندسازی دانش ضمنی سازمان شما باید تلاش فراوانی کند اما این کار ارزشش را دارد.