در قسمت قبلی این مقاله ما به بررسی دانش ضمنی پرداخیتم و گفتیم که چرا شما باید از این دانش در سازمان و محل کارتان به طور موثری استفاده کنید.

در این قسمت هم می خواهیم به شرح چگونگی این کار بپردازیم.

پس در ادامه با ما همراه باشید.

چگونه دانش ضمنی را به دانش صریح تبدیل کنیم؟

خب، تا اینجا فهمیدیم که دانش ضمنی چیست و چرا برای تیم و سازمان ما مهم است که آن را مستند کنیم.

حالا بیایید در مورد چگونگی انجام این کار صحبت کنیم.

محیطی با محوریت یادگیری مداوم ایجاد کنید

اولین کاری که شما باید انجام دهید این است که تمرکزتان را بر روی جمع‌آوری و مستندسازی دانش ضمنی بگذارید.

برای شروع، شما باید محتوای دانش فعلی خود را به‌خوبی بررسی کنید، این محتوا هم شامل دانش ضمنی شما و هم دانش صریح شما می‌باشد.

به علاوه شما باید به عنوان یک تیم هم، محتوای دانش خود را حسابی بررسی و آن را از جنبه‌های مختلف ارزیابی کنید:

جامعیت:

آیا محتوای دانش شما همه‌ی جنبه‌های موضوع مورد نظرتان را پوشش می‌دهد؟ آیا چیز ناگفته‌ای مانده یا چیزی که هنوز توضیح داده نشده‌است؟آیا کلمات می‌توانند به خوبی ارزش واقعی دانش شما را بیان کنند؟

قابلیت دسترسی:

آیا خواندن یا مصرف محتوای دانش به آسانی امکان‌پذیر است؟ آیا روش موثرتری برای انتقال اطلاعات مورد نظر وجود دارد؟

کاربرد:

آیا محتوای دانش شما کاربر را ترغیب به انجام کاری می‌کند؟ آیا با انجام آن کارها کاربران به نتیجه‌ی دلخواهشان می‌رسند؟

همچنین، شما باید به‌ هرگونه سوال، نظر و یا بازخورد مرتبط با تیم یا مخاطبان خود فکر کنید.

به همین ترتیب، شما باید عملکرد تیم و کارمندان خود را مشاهده کنید تا متوجه شوید که در چه مواردی باید اصلاحاتی صورت بگیرد و در چه زمینه‌هایی شما به پیشرفت و ارتقا نیاز دارید.

در اینجا شما باید دو موضوع اصلی را شناسایی کنید:

  • خلا دانش و مهارت در سازمان که می‌تواند با ثبت دانش ضمنی برطرف شود
  • شکاف‌هایی که در پایگاه دانش شما وجود دارد و می‌تواند دوباره با مستندات دانش ضمنی پر شود

فرصت‌های یادگیری را ایجاد کنید

به دلیل ماهیت ناملموس دانش ضمنی، این دانش تقریبا در بسیاری از سازمان‌ها برای همیشه نادیده‌گرفته می‌شود.

بنابراین، لازم است تا تیم شما هنگام یادگیری هر نوع فرآیندی، تعمق و تفکر بیشتری انجام دهد.

به همین خاطر شما می‌توانید:

برای تیم خود فرصت‌هایی ایجاد کنید تا دانش، تخصص و تجربیات خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

به عنوان مثال هنگامی که کارمندان باسابقه دانش و تجربیاتشان را در اختیار کارمندان جدید و تازه‌وارد قرار می‌دهند این امکان را فراهم می‌آورند تا آنان از این تجربیات برای انتخاب بهترین روش‌ها در کارشان کمک بگیرند.

طی این فرآیند:

کارمند جدید هنگامی که با یک کارمند باتجربه همراه می‌شود می‌تواند از راهنمایی‌ها و تجربیات او نیز استفاده کند.

پس از پایان کار، آنان در مورد چالش‌ها و مشکلاتی که برسر راهشان به‌وجود آمده‌‌بود را بایکدیگر بحث می‌کنند و این دفعه نوبت آن است که کارمند بی‌تجربه نقش یک متخصص را برعهده بگیرد و کارمند باتجربه که در این جا نقش یک کارمند تازه‌وارد را ایفا می‌کند به حرف‌ها و راهنمایی‌های او گوش دهد.

کارمند باتجربه باید هنگامی که نقش یک تازه‌کار را ایفا می‌کند، دانش ضمنی و صریح کارمند بی‌تجربه را ارزیابی کند و او را به چالش بکشد.

آنان حتی می‌توانند با برگزاری جلسات کافه دانش[1] درباره‌ی موضوعات خاصی با یکدیگر بحث و گفت‌وگو کنند.

جلسات کافه دانش به این طریق صورت می‌گیرد که:

ابتدا افراد به گروه‌های کوچکی تقسیم می‌شوند؛ سپس یکی از تیم‌ها داوطلب می‌شود تا موضوع مورد نظر را از جنبه‌های گوناگون مورد بحث و بررسی قرار دهد.

آن‌ها می‌توانند برای پیشرفت و گسترش دانش ضمنی‌شان در طی این جلسات از طوفان فکری استفاده کنند و از نمودارها و متون مختلف کمک بگیرند.

پس از مدتی، اعضای این گروه باید جایشان را به اعضای گروه دیگر بدهند و این روند تا زمانی که تمامی گروه‌ها در این بحث مشارکت نکرده‌اند ادامه می‌یابد.

تمامی این‌ کارها به شما کمک می‌کند تا بتوانید تفکری انتزاعی راجع به مواردی ناملموس مانند دانش ضمنی کسب کنید و به نتایج مثبتی دست یابید.

این نکته را در نظر بگیرید که شما باید به منظور ایجاد محیطی متمرکز برای یادگیری مداوم، ابتدا اهداف کلی شرکتتان را برای کارکنانتان توضیح دهید.

اگر این کار را انجام ندهید، تیم شما قادر نخواهد بود که در وهله اول، دانش ضمنی را تشخیص دهد چه برسد به این که آن را مستندسازی کند.

 

داستان‌سرایی چه نقشی در سیستم‌های‌ مدیریت دانش دارد؟

دانش ضمنی

اکنون که دانش ضمنی تیم خود را شناسایی کردید، باید راهی برای تدوین آن پیدا کنید تا بتوانید به راحتی آن را ثبت کنید.

اینجاست که مدیریت دانش[2] (KM) وارد می شود.

مدیریت دانش تلاش می‌کند تا بتواند روش‌هایی را برای تجسم دانش ضمنی و تبدیل آن به دانش صریح پیدا کند تا اشتراک و انتقال دانش با افراد دیگر گروه بهتر صورت گیرد.

کلید انجام این کار داستان‌سرایی است.

داستان‌سرایی

برخلاف دانش صریح (که می توان آن را به صورت دقیق و همانند یک راهنمای گام به گام یادگرفت)، دانش ضمنی را در بهترین حالت می‌توان از طریق تجربه درک کرد و آن را فرا گرفت.

به‌جای اینکه سعی کنید تجربه‌تان را صرفا از طریق چند کلمه منتقل کنید بهترین راه این است که اجازه دهید آن‌ها هم به شیوه‌ی بی‌رحمانه‌ای این تجربه را از طریق سایر اعضای تیمتان به‌دست آورند.

این کار به اعضای تیم شما این امکان را می‌دهد تا بتوانند دانش تجربی خود را به صورتی در اختیار دیگران قرار دهند که آن‌ها هم بتوانند آن را تجربه کنند.

فراتر از شناخت و درک چگونگی حل یک مسئله، این کار باعث می‌شود که این افراد خودشان را درگیر حل مسئله در دنیای واقعی کنند.

محتوای داستان‌سرایی حول اقدامات، افکار و ایده‌هایی است که یک کارمند باسابقه هنگام گذراندن فرآیند خاصی از خود نشان می‌دهد.

علاوه بر توصیف چگونگی انجام مراحل، داستان‌سرایی در طول هر مرحله‌ به جستجوی موضوعات کشف نشده نیز می‌پردازد.

غالباً، محتوای داستان‌سرایی به صورت مصاحبه در می‌آید، البته با اندکی تفاوت!

در یک طرف، مصاحبه کننده/ سازنده محتوا به طور آزادانه مکالمه‌ای را تهیه می‌کند تا بیانگر یک داستان قدرتمند باشد.

و از طرف دیگر، مصاحبه شونده/ متخصص فرصت خوبی برای نشان دادن جنبه‌های نامشهود فرآیندی خواهد داشت که غیر از این راه نمی‌تواند مستند شود.

به دلیل همین “ناملموس بودن”، موثرترین راه برای ارائه محتوای داستان‌سرایی ویدئو است.

چرا که از طریق ویدئو، کاربر شما محتوای تصویری، صوتی و متنی پیرامون یک موضوع خاص را به‌دست می‌آورد.

 

نتیجه

توانایی کسب دانش ضمنی و مستندسازی آن، موجب می‌شود تا سازمان خدمات بهتری را به مشتریان ارائه دهد و از طرفی هم مشتریان نیز بتوانند مشکلات و مسائلشان را راحت‌تر حل کنند.

شما می‌توانید با ارائه‌ی دانش صریح و ضمنی به سیستم مدیریت دانش خود، ارزش شرکتتان را چندین برابر کنید.


[1] کافه دانش شیوه‌ای برای انجام بحث گروهی، در محیطی آرام، بدون هرگونه قضاوت و پیش‌داوری است که منجر به بینش عمیق‌تر، اشترک‌گذاری دانش ضمنی و تجربه افراد مختلف می‌شود.

[2]مدیریت دانش (KM: Knowledge Management)، روشی است که در آن سازمان دارایی‌های دانش خود را که شامل چگونگی جمع آوری، ذخیره سازی، انتقال، بکار گیری، به روز سازی و ایجاد دانش است را اداره می‌کند.