مدیریت دانش فرآیند تعریف، شناسایی، حفظ و اشتراک‌گذاری دانش و تجربه‌ی کارکنان، در یک سازمان است.

هدف اصلی مدیریت دانش، بهبود کارایی سازمان و شرکت است.

3 حوزه اصلی مدیریت دانش:

  • شناسایی و جمع‌آوری دانش
  • حفظ و نگهداری دانش
  • به اشتراک گذاشتن دانش

هدف مدیریت دانش این است که دانش سازمانی روز به روز افزایش یابد و کارکنان و کارمندان سازمان تشویق به ارتقا و اشتراک‌گذاری دانششان با یکدیگر شوند.

هنگامی که صحبت از مدیریت دانش می‌شود شما باید نوع دانش و چگونگی اشتراک‌‌گذاری آن در سازمان را در نظر بگیرید و به آن به چشم یک مبحث تئوری نگاه نکنید.

دو مقوله‌ی دانش ضمنی و دانش صریح که جزو مباحث پراهمیت مدیریت دانش محسوب می‌شوند، دو نوع اصلی دانش اند که ما به طور مفصل در مقاله‌ی زیر راجع به آن‌ها صحبت کرده‌ایم:

دانش ضمنی و اهمیت آن در رشد سازمانی

دانش صریح به دانشی می‌گویند که به‌راحتی قابل یادگیری است و می‌توان آن را مستندسازی کرد اما دانش ضمنی به دانش، مهارت‌ها و توانایی‌هایی گفته می‌شود که فرد آن را از طریق تجربه به‌دست می‌آورد و اغلب بیان و آموزش آن کاری دشوار است.

مدیریت دانش، به رشد سازمانی کمک شایانی می‌کند، چرا که باعث می‌شود کارمندان دانششان را با یکدیگر به اشتراک گذاشته و از بهترین روش‌ها برای حل مشکلات و چالش‌هایشان استفاده کنند.

چرا مدیریت دانش مهم است؟

امروزه، اهمیت مدیریت دانش روز به روز درحال افزایش است.

مدیریت دانش به این خاطر از اهمیت بالایی برخوردار است که باعث افزایش کارایی سازمان می‌شود.

مدیریت دانش به شما کمک می‌کند تا سازمان و شرکتی هوشمند و انعطاف‌پذیر داشته‌باشید و بتوانید در مقابله با چالش‌ها و مشکلات به‌سرعت اقدام کنید.

شرکت‌ها به دلایل مختلفی از فرآیند مدیریت دانش استفاده می‌کنند، به عنوان مثال:

  • بازنشستگی قریب الوقوع کارمندان اصلی
  • استخدام کارمندان جدید و آموزش به آن‌ها
  • تشویق تیم‌ها برای اشتراک‌گذاری دانش و تخصصشان به یکدیگر

مزایای مدیریت دانش

  • افزایش کارآمدی شرکت و سازمان
  • افزایش تعاملات و همکاری بین کارکنان و کارمندان شرکت و سازمان
  • ایجاد دانش سازمانی
  • افزایش سطح شادی کارکناک و کارمندان، به دلیل ارزش‌گذاری دانش، آموزش و نوآوری

نمونه‌هایی از مدیریت دانش

در اینجا ما برای شما متداول‌ترین نمونه‌های مدیریت دانش را آورده‌ایم:

برگزاری کلاس‌های آموزشی، تدریس خصوصی و جلسات عمومی پرسش و پاسخ

مدیریت دانش

در تمامی این موارد، انتقال دانش مستقیما از شخص دارنده‌ی دانش صورت می‌گیرد.

مزایا:

  • بلافاصله می‌توان به سوالات و ابهامات مطرح‌شده پاسخ داد.
  • در صورت عدم درک مطالب می‌توان توضیحات مفصل‌تری را ارائه داد.
  • می‌توان با بهره‌گیری از دانش و تجربه، جلسات طوفان فکری موثری را برگزار کرد.

معایب:

  • زمان‌بر و وقت‌گیر است.
  • مستندسازی و ذخیره آن دشوار است.
  • در صورت عدم حضور شخصی که دانشش را با شما به اشتراک می‌گذارد این جلسات هیچ فایده‌ای نخواهد داشت.

مطالعات موردی (Case Study)

مطالعات موردی به شیوه‌ی مطالعاتی عمیقی گفته می‌شود که هدف آن تحقیق و مطالعه بر روی موضاعات خاصی است.

نتایج حاصل از این مطالعات می‌تواند بسیار ارزشمند باشد و به شما این امکان را می‌دهد که مطالبی را که جمع‌آوری کرده‌اید به‌طور کامل مستند و بایگانی کنید.

مزایا:

  • به‌راحتی قابل اشتراک‌گذاری است.
  • برای انتقال اطلاعات پیچیده بسیار مناسب است.

معایب:

  • برای ایجاد آن به زمان و مهارت‌ زیادی احتیاج دارید.
  • چون مطالب بسیار تخصصی‌اند ممکن است برای برخی از افراد که سطح دانش کم و یا معمولی دارند نامفهوم باشد.

برگزاری وبینارها

وبینارها می‌توانند نقش مهمی در شکل‌گیری ایده‌ها داشته‌باشند.

مزایا:

  • قابلیت ضبط و استفاده‌ی مجدد را دارد.
  • ثبت‌ نام و حضور در وبینار بسیار آسان است.

معایب:

  • باید برای برگزاری آن، تلاش و زمان زیادی را صرف کنید.

 

فرآیندهای مدیریت دانش

مدیریت دانش

شرکت‌ها باید برای سازماندهی مدیریت دانش، چهار مرحله را دنبال کنند:

  1. شناسایی:

چگونه دانش درون سازمان را شناسایی کنیم؟

هر سازمان و شرکتی شامل منابع مختلفی از دانش است و شناسایی آن می‌تواند به درک جامعی از جریان دانش منجر می‌شود.

  1. ذخیره و نگهداری:

چگونه دانش موجود و دانش کسب‌شده را حفظ و ذخیره کنیم؟

در هر سازمانی دانش گسترده‌ای وجود دارد که باید به‌طور آگاهانه ذخیره و سازماندهی شود.

به کمک سیستمی که وظیفه‌ی ذخیره و بازیابی اطلاعات را برعهده دارد، می‌توان به‌راحتی دانش سازمان را حفظ و آن را در اختیار کارکنان و کارمندان یک شرکت یا سازمان قرار داد.

  1. فرآیند:

چگونه می‌توان به بهترین وجه ممکن این دانش را تلفیق کرد؟

این مرحله شامل تجزیه و تحلیل عمیق دانش جمع آوری‌شده در دو مرحله قبلی است.

سازمان باید دانش را سازماندهی و ارزیابی کند تا ببیند چگونه می‌توان به بهترین نحو آن را در ساختار سازمان قرار داد.

این مرحله زمانی اتفاق می‌افتد که سازمان برای اشتراک‌گذاری دانش و شکوفایی کارکنان و افزایش نوآوری آنان تغییراتی را در فرهنگ سازمانی و روال کار خود ایجاد می‌کند.

  1. اشتراک‌‌گذاری:

چگونه افراد درون سازمان می‌توانند به این دانش دسترسی پیدا کنند؟

هدف از مدیریت دانش امکان دسترسی آسان به دانش در داخل شرکت و سازمان است.

اولین قدم، ساخت سیستمی است که کارساز باشد، اما اگر افراد نتوانند نحوه استفاده از آن را یادبگیرند این سیستم هیچ فایده‌ای نخواهد داشت.

اجرای برنامه‌های آموزشی می‌تواند به افزایش درک سیستم‌های مدیریت دانش کمک کند.

از مزایای این سیستم می‌توان به افزایش کارایی شرکت، تصمیمات موثرتر و در نتیجه کارکنان خلاق‌تر و مبتکرتر اشاره کرد.

چارچوب‌های مدیریت دانش

  • کارکنان: مدیریت دانش باید در اولویت شرکت باشد و اشتراک‌گذاری آن به یک سنت مهم در تبدیل شود.
  • فرایند: در تمامی مراحل مدیریت دانش، باید یک سیستم مشخصی وجود داشته باشد که به رشد فضای نوآوری نیز کمک شایانی کند.
  • فناوری: فناوری از مدیریت دانش پشتیبانی می‌کند و به کارکنان سازمان یا شرکت امکان برقراری ارتباطات به شیوه‌ای موثر را می‌دهد.
  • حاکمیت: حاکمیت سازمان باید اشتراک دانش را در اولویت قرار داده و برای آن پاداشی را نیز در نظر بگیرد.

به‌طور کلی سازمان‌هایی که از مدیریت دانش استفاده می‌کنند، خدمات بهتری را به مشتریانشان ارائه می‌دهند و در کارشان نوآوری و کارایی بیشتری دارند.

سیستم مدیریت دانش چیست؟

سیستم مدیریت دانش امکان ذخیره و بازیابی اطلاعات را فراهم می کند و بسته به نیازهای شرکت، ویژگی‌های مختلفی دارد.

نمونه‌هایی از سیستم‌های مدیریت دانش عبارتند از:

  • پایگاه داده‌ای از بازخوردها:

همه‌ی افراد درگیر در یک پروژه، از طراحان گرفته تا فروشندگان و حتی مشتریان، توانایی به اشتراک گذاشتن بازخورد خود با سازمان را دارند.

مزیت این کار این است که همه‌ی ذینفعان به بازخوردها دسترسی دارند و درنتیجه می‌توانند به سرعت تغییرات اساسی را در شرکت اعمال کنند.

  • پرونده‌های پژوهشی:

برای توسعه‌ی پروژه‌ها و ایده‌ها، شرکت باید تحقیقاتی را انجام دهد تا بفهمد به چه چیزهایی نیاز دارد؟ مخاطبان هدف او چه کسانی هستند؟ تمرکز و سرمایه‌گذاری‌اش را بر روی کدام قسمت بازار بگذارد؟ و چه فرآیندهایی را می‌تواند پیش‌بینی کند و…

این تحقیقات در قالب یک پرونده در داخل سازمان به اشتراک گذاشته می‌شود تا همه بتوانند از تحقیقات انجام شده بهره‌مند شوند.

نتیجه

هدف مدیریت دانش این است که دانش سازمانی روز به روز افزایش یابد و کارکنان و کارمندان سازمان تشویق به ارتقا و اشتراک‌گذاری دانششان با یکدیگر شوند.

هنگامی که صحبت از مدیریت دانش می‌شود شما باید نوع دانش و چگونگی اشتراک‌‌گذاری آن در سازمان را در نظر بگیرید و به آن به چشم یک مبحث تئوری نگاه نکنید.